医院信息系统更换的问题分析与策略建议

2017-06-26 14:56:11

随着医疗改革的不断深化,医院运行管理需求的不断提高,医院信息系统要不断地进行升级和改造,以适应发展的要求。当前医院信息系统已经成为支撑医院业务运行的必要保障,信息系统的连续运行又使得对其进行更新和替换变得困难,导致大部分信息系统不得不超期服役。面对医院信息化持续改进的形势,研究和分析医院信息系统更换的方法和策略,具有重要的意义。


一 系统更换的原因


信息技术日新月异,医院也在加快其信息化建设进程,并投入巨资来加强其信息系统建设。设计良好、架构科学的信息系统可以提升医院的管理水平,提高医院的社会效益和经济效益,也为医院信息化建设打下坚实的基础,为将来的发展建立良好的扩展平台。当前不少医院都在对其信息系统进行更换,分析其原因主要有以下几点。


1、使用时间较长,功能需要扩充 部分医院信息系统使用时间较长,有的已经超过10年,大部分医院的信息系统自上线后就一直在使用,从未进行更新升级,其结构与功能已无法满足医院信息化建设的要求。针对系统的日常维护工作也仅仅是对一些系统BUG进行修正。当临床出现新的业务需求时信息系统无法满足相应的功能。

2、系统架构陈旧,扩展性差 由于医院信息系统开发上线较早,受限于当时的信息技术水平以及医院业务规模,大部分较早上线的信息系统技术落后、架构陈旧,具体表现在系统的部署较为简单、应用功能单一、开发工具陈旧,无法适应后期业务需求细化的需要;信息孤岛较多,各个系统之间无法互联互通,数据流不一致,无法满足业务部门对数据更深层次的要求,对管理部门决策分析无法提供有力的辅助作用;系统功能不完善,无法满足临床医护工作人员的工作需求。

3、业务需求繁多,规则复杂 随着我国医疗改革的不断深化、医疗技术的不断发展以及医院规模的不断扩展,医院业务部门对信息系统的需求不断增加。同时医疗理念不断发展,传统的医院信息系统是围绕挂号、收费、统计、核算等财务功能为中心来运行的,如今的医院信息系统逐渐发展为围绕电子医嘱、电子病历的临床应用为核心而运行,新的业务规则不断提出,原有的业务规则不断被修正,致使现有系统的业务规则复杂繁多。种种原因都使得对现有系统的维护变得困难,维护成本增加,导致现有信息系统无法满足日益增长的医疗业务需求,制约了医院的信息化发展,阻碍了医院的信息化进程。


二  系统更换过程中可能存在的风险


医院信息系统从旧系统到新系统切换的成功对医院来说至关重要,但在系统切换过程中不可避免的会遇到各种问题,影响新系统正常上线。出现的问题种类主要表现在以下几个方面。


1、系统切换方式 系统切换是采用两套系统并行的方式还是“一刀切”的方式?两套系统并行是指在新系统上线的同时现有系统仍然使用,待新系统运行稳定、细节修改完毕、基本没有问题后再逐渐全部切换至新系统。“一刀切”指新系统上线后现有系统立即停止使用,现有系统的数据通过设定好的规则导入到新系统,一切数据以新系统为准。前者对现有系统影响最小,几乎不影响现有系统的运行,新系统如果出现问题,可以随时切换回现有系统,风险最小。但由于两套系统同时并行,在数据统一性和完整性上会存在一定的问题。后者数据统一性、完整性能够满足要求,但切换风险大,一旦出现问题,对医院业务造成的影响较大。

2、原始数据处理问题 新系统相对于现有系统在开发工具和数据库方面可能有所变动,数据结构可能发生变化,现有系统的原始数据无法被新系统使用,对于这部分原始数据的处理需要仔细考虑。数据准备是系统切换工作中的一项基础工作,有的数据可能是现有系统没有的,需要手工录入;有的数据需要从现有系统经过合并、转换导入新系统。不管是哪种情况,都需要认真、细致的完成。否则,问题会在系统切换时集中爆发,后悔莫及。

3、用户使用习惯问题 系统切换会对用户的使用习惯带来较大影响,主要表现在系统操作流程的改变上。相对于现有系统来说新系统在操作方式上会有较大变化,这就要求用户改变使用现有系统形成的一些习惯。这会在系统更换过程中带来一定的阻力,如何将这种阻力降到最低是需要考虑的问题。


三 系统更换的原则


医院信息系统更换都是一个复杂的工程,有它的特殊性和时限性,在更换过程中要遵循一定的原则。下面分享几条我院在历年各种信息系统更换过程中整理出来的原则。


1、系统不轻易更换 现有系统经过多年的维护与开发,已经形成了数量巨大的各种业务管理规则,产生了海量的数据,各系统之间的业务接口繁多复杂,这给新系统的开发造成了相当大的困难,也提高了系统更换的成本。因此,在现有系统仍能满足业务需求的情况下,不轻易更换系统

2、组织架构要合理 由医院院长或信息部门的分管院长负责领导,医务、护理、财务、药剂、信息等职能部门的负责人共同参与,开发公司项目经理担任主管,医院信息部门全体人员配合软件开发实施人员共同参与开发。制定开发计划,记录开发日志,明确各组员的任务分工,避免遇到问题时相互推诿。定期召开项目组例会,及时解决单个部门无法处理的问题。

3、系统选择要科学 医院信息管理系统是集医院管理、信息技术和计算机网络于一体的综合性信息系统,其技术的先进性、业务流程的复杂度,相对于银行、企业来说更加复杂。因此,选择一个好的软件系统及合作伙伴尤为关键。在选择新系统之前,要对新系统的程序进行详细考察,同时还要对已经使用该系统的医院进行考察,并在医院内部进行充分论证,确保新系统的功能以及扩展性能够满足医院当前需求及未来发展需要。选择软件时要考察其先进性和成熟度,应选择使用新技术、扩展性好的系统,让软件有较长的使用周期,以减少管理成本。

4、工作流程要优化 医院信息系统上线时间较早,部分业务流程的设计可能不合理、不完善、不严谨、不科学,医院应当借着更换新系统的契机,将这些业务流程加以规范化,将职能和职责加以明确,以保证系统运行的可靠性、兼容性和一致性。对不明确的业务流程,进行规范化,使其清晰、明确;对过于复杂的流程,进行重组和优化,使其简单易用。

5、人员培训要到位 在系统切换前,要在全院范围内做一次动员,让所有员工了解医院信息化的发展动向,以及系统切换给他们的工作带来的变化和改善。切换系统是一个大工程,需要各科室全力配合。要分批次对所有人员进行业务培训,确保所有操作人员能够适应新系统并顺利使用。信息部门要分工负责各临床病区,作为相对熟悉新系统的人员在上线过程中现场指导临床用户,并帮助其解决一些较为简单的问题。


四 讨论


医院信息系统更换是一项复杂而细致的工作,其工作量浩大,但却往往要求在尽可能短的时间内更换完成并保证系统正常运行,否则将严重影响医院的日常工作。因此在更换信息系统时应该详细调研、充分评估、精心准备、合理规划、分步实施,实行有计划的科学管理。本文分析介绍了医院在更换信息系统过程中可能会遇到的问题,并就这些问题给出了应对策略以及医院在更换信息系统过程应当遵循的一些原则,以期为有更换信息系统需求的医院同行提供参考,从而提高系统切换成功率,保障医院信息化工作平稳的迈上新的台阶。


(来源:节选自《中国数字医学》  作者:戴作雷 张昕 黄忠秋 郭建军 单红伟 刘云  单位:南京医科大学医学信息学与管理研究所)